Informace o zpracování osobních údajů
Arcidiecézní charita Praha (dále také jen „správce“) tímto prohlašuje, že ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (toto nařízení bude dále označováno jen jako „GDPR“) zpracovává osobní údaje subjektů údajů pro svou činnost, a je tedy správcem osobních údajů (tj. osobou, která určuje způsoby a účely zpracování osobních údajů).
Účely zpracování osobních údajů
Správce zpracovává osobní údaje zejména v následujících oblastech:
- poskytování sociálních služeb a služeb sociálně-právní ochrany dětí
Pro splnění svého hlavního účelu, tedy poskytování sociálních a dalších obdobných služeb musí správce zpracovávat osobní údaje zájemců o služby, klientů, jejich zákonných zástupců a dalších osob účastnících se jakýmkoli způsobem na péči o tyto osoby. Osobní údaje jsou nezbytné jednak přímo pro poskytování služeb, jednak pro vedení povinných evidencí předepsaných zejména zákonem č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, jako jsou evidence smluv, evidence odmítnutých žadatelů, osobní složky klientů či sestavování individuálních plánů pro poskytování služeb. V případě služeb sociálně-právní ochrany dětí jsou osobní údaje zpracovávány rovněž pro účely provádění hlášení na výzvu příslušného orgánu sociálně právní ochrany dětí. V případě poskytování zdravotních služeb vede správce rovněž zdravotní dokumentaci ve smyslu zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách. Titulem pro toto zpracování je provádění předsmluvních opatření a plnění smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a plnění zákonných povinností ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Zpracovávané osobní údaje zahrnují v závislosti na druhu služby zejména jméno, adresu, datum narození, rodné číslo, kontaktní údaje, údaje o sociální situaci a příjmech, údaje o rodinné situaci, údaje o rodinných příslušnících a údaje o zdravotním stavu a dále údaje potřebné pro personalizaci poskytované služby.
Osobní údaje klientů správce jsou uchovávány po dobu 10 let od skončení poskytování služby. Osobní údaje odmítnutých klientů jsou uchovávány po dobu 5 let v rámci evidence odmítnutých klientů.
- personalistika
Jako zaměstnavatel zpracovává správce osobní údaje uchazečů o zaměstnání a současných a bývalých zaměstnanců. Činí tak na základě svých zákonných povinností podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení, zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, zákona č. 586/1992 Sb., o dani z příjmu fyzických a právnických osob a zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, a na základě svých smluvních povinností podle pracovní smlouvy nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Titulem pro zpracování osobních údajů je provádění předsmluvních opatření a plnění smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a plnění zákonných povinností ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
Osobní údaje jsou zpracovávány pro účely vedení osobní složky zaměstnance, uzavření pracovní smlouvy, přidělování práce, výplaty mzdy, evidence dovolené, nemocenské a benefitů a provádění povinných odvodů podle výše uvedených zákonů. Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu jméno, adresa, datum narození, rodné číslo, údaje potřebné pro provádění odpočtů a uplatňování slev na dani z příjmu, údaje o zdravotním stavu v nezbytném rozsahu, kontaktní údaje a údaje vzešlé z výkonu práce zaměstnance, zejména jeho hodnocení.
Osobní údaje jsou zpracovávány po zákonem předepsanou dobu, tedy:
– na stejnopisech evidenčních listů 3 roky
– na účetních podkladech 5 let
– na záznamech o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti 10 let
– na mzdových listech nebo účetních záznamech o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění 30 let – za účetní záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovněprávního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.
- agenda dárců
Jako neziskový subjekt vítá správce každý projev dobrodiní ze strany veřejnosti. S výjimkou anonymních darů je však potřebné, aby správce zpracovával osobní údaje v rozsahu jméno, adresa a datum narození, případně číslo bankovního účtu, pro účely uzavření darovací smlouvy a vedení účetnictví. Osobní údaje jsou rovněž zpracovávány pro účely vystavení potvrzení o daru potřebného k uplatnění slevy na dani z příjmu dárce. Titulem pro toto zpracování je provádění předsmluvních opatření a plnění smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a plnění zákonných povinností ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Osobní údaje jsou v rámci účetnictví uchovávány po dobu 5 let.
- rozesílání Bulletinu
Pro informování veřejnosti o své činnosti vydává správce Bulletin, který je zájemcům o jeho odběr rozesílán e-mailem. Titulem pro toto zpracování je souhlas se zpracováním osobních údajů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Osobní údaje jsou zpracovávány do okamžiku, kdy se odběratel z odběru odhlásí.
- ostatní smluvní agenda
Na základě uzavření jakékoli smlouvy s fyzickou osobou zpracovává správce osobní údaje nezbytné pro identifikaci smluvní strany a pro plnění dané smlouvy. Jedná se zejména o jméno, adresu, datum narození, platební údaje a druh služby. Tyto osobní údaje jsou zpracovávány z titulu provádění předsmluvních opatření a plnění smlouvy ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Osobní údaje budou zpracovávány po dobu 4 let od ukončení plnění smlouvy, a to za účelem ochrany oprávněných zájmů správce spočívajících v potřebě argumentace v případném soudním sporu vzniklém na základě smlouvy. Titulem pro toto dodatečné zpracování je ochrana oprávněných zájmů správce ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
- vedení účetnictví
Jako každá právnická osoba má i správce povinnost vést účetnictví ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Obsahem účetnictví jsou rozmanité účetní doklady, které mohou obsahovat osobní údaje v rozsahu jméno, adresa, datum narození, druh plnění a platební údaje. Toto zpracování probíhá z titulu plnění zákonné povinnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Osobní údaje jsou v závislosti na druhu dokumentu zpracovávány po dobu 5 nebo 10 let.
Předávání osobních údajů jiným subjektům
Osobní údaje subjektů údajů mohou být v některých případech správcem předávány jiným subjektům. Jedná se zejména o případy, kdy zákon ukládá předání osobních údajů orgánům státní správy. Dále mohou být osobní údaje předány jiné organizaci poskytující podobné služby jako správce, a to pokud je potřebná spolupráce této organizace. O takovém předání je však subjekt údajů vždy předem informován. Správce rovněž využívá k plnění funkce pověřené osoby podle zákona o ochraně oznamovatelů společnost Lexius advokáti s.r.o., IČO 046 66 933, se sídlem Na Podkovce 281/10, 147 00 Praha 4.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Správce jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je:
Mgr. Tomáš Huštan
právník Arcidiecézní charity Praha
e-mail: gdpr@praha.charita.cz
tel.: +420 739 002 910
Práva subjektu údajů
Aby byla zajištěna možnost subjektů údajů rozhodovat v co možná nejširší míře o zpracování jejich osobních údajů, stanovuje GDPR řadu práv, která lze vůči jakémukoli správci údajů uplatnit. V případě, že se rozhodnete některé ze svých práv uplatnit, obraťte se buď na správce nebo přímo na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, čímž celý proces vyřizování žádosti urychlíte.
Vaším základním právem je kdykoli požadovat sdělení, zda správce zpracovává Vaše osobní údaje. Pokud je zpracováváme, máte právo požadovat jednu kopii všech osobních údajů, které o Vás zpracováváme.
V případě, že zjistíte, že zpracovávané údaje nejsou přesné, máte právo požadovat opravu osobních údajů.
Pokud dojdete k názoru, že Vaše osobní údaje nezpracováváme po právu, můžete uplatnit právo na výmaz osobních údajů.
V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat.
Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě ochrany oprávněného zájmu správce, máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů a správce musí doložit, zda jeho oprávněný zájem převažuje nad Vaším zájmem na nezpracovávání osobních údajů.
Pokud nebudete s čímkoli spokojeni nebo si budete myslet, že jsme Vaši žádost nevyřídili tak, jak jsme měli, máte právo obrátit se se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Dovolujeme si zdůraznit, že ať jste ke správci v jakémkoli poměru, nehrozí Vám na základě uplatnění těchto práv žádné riziko a správce s Vámi v budoucnu nebude zacházet o nic hůře než před uplatněním práv. Je naším zájmem zpracovávat osobní údaje zákonně a řádně a nepoškozovat Vaše práva. Pokud máte pochybnosti, že se nám to daří, budeme rádi, když nás na to upozorníte.